Fülöp Község Önkormányzatának

és Polgármesteri Hivatalának

a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények

teljesítésének rendjét rögzítő

SZABÁLYZATA

Fülöp Község Önkormányzat (a továbbiakban Önkormányzat) és Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban Hivatal) vonatkozásában a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét jelen Szabályzat tartalmazza.

Jelen Szabályzat a személyi adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló – többször módosított – 1992. évi LXIII. törvény; (a továbbiakban Avtv.) rendelkezésein alapul.

1. A Szabályzat célja, hatálya

1.1. A Szabályzat célja, hogy az Önkormányzat, valamint a Hivatal vonatkozásában meghatározza a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét.

1.2. A Szabályzat személyi hatálya: Fülöp Község Önkormányzatának tisztségviselőire, valamint a Hivatal valamennyi köztisztviselőjére, illetve a hivatali eljárásban résztvevő más szervezetek dolgozóira egyaránt kiterjed.

1.3. A Szabályzat tárgyi hatálya: kiterjed a közérdekű adatok, valamint a közérdekből nyilvános adatok teljes körére.

2. Alapfogalmak

1. Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől.

2. Közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. Ha törvény másként nem rendelkezik, közérdekből nyilvános adatnak minősül az Önkormányzat és a Hivatal feladat- és hatáskörében eljáró személy feladatkörével összefüggő személyes adata, továbbá egyéb, közfeladatot ellátó személy e feladatkörével összefüggő személyes adata, továbbá a helyi önkormányzati szervvel kötött szerződés alapján kötelezően igénybe veendő vagy más módon ki nem elégíthető szolgáltatást nyújtó szervek vagy személyek kezelésében lévő, e tevékenységükre vonatkozó, személyes adatnak nem minősülő adat.

3. adatkezelő:

Az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja;

4. adatkezelés:

Az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is;

5. adattovábbítás:

Ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik;

6. nyilvánosságra hozatal:

Ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik;

7. adattörlés:

Az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;

8. adatzárolás:

Az adatok továbbításának, megismerésének, nyilvánosságra hozatalának, átalakításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, törlésének, összekapcsolásának vagy összehangolásának és felhasználásának véglegesen vagy meghatározott időre történő lehetetlenné tétele;

9. adatmegsemmisítés:

Az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

10. adatfeldolgozás:

Az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől;

11. adatfeldolgozó:

Az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is - személyes adatok feldolgozását végzi;

12. személyesadat-nyilvántartó rendszer (nyilvántartó rendszer):

Személyes adatok bármely strukturált, funkcionálisan vagy földrajzilag centralizált, decentralizált vagy szétszórt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

13. adatállomány:

Az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége;

14. harmadik személy:

Olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;

15. EGT-állam:

Az Európai Unió tagállama és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam, továbbá az az állam, amelynek állampolgára az Európai Közösség és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez;

16. harmadik ország:

Minden olyan ország, amely nem tagja az Európai Gazdasági Térségnek.

1. Közérdekű adatok nyilvánossága

3.1. Az önkormányzat, mint jogszabályban meghatározott közfeladatot ellátó szerv a feladatkörébe tartozó ügyekben köteles elősegíteni és biztosítani a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását.

A tájékoztatási kötelezettség kiterjed különösen:

- önkormányzati költségvetés és annak végrehajtása;

- önkormányzati vagyon kezelése;

- a közpénzek felhasználása és az erre kötött szerződések;

- a piaci szereplők, a magánszervezetek és –személyek részére különleges

vagy kizárólagos jogok biztosítása.

3.2. Az Önkormányzat és a Hivatal lehetővé teszi, hogy a kezelésében lévő közérdekű adatot bárki megismerhesse, azokat közzéteszi az Önkormányzat honlapján, www.fulopkozseg.hu címen. Ezek különösen az Önkormányzat és a Hivatal

- hatáskörére, illetékességére,

- szervezeti felépítésére,

- szakmai tevékenységére,

- eredményességének értékelésére,

- birtokában lévő adatfajtákra, és működéséről szóló jogszabályokra

- gazdálkodására

vonatkozó adatok.

3.3. A Hivatal biztosítja, hogy a kezelésében lévő közérdekű adatokat bárki megismerhesse, kivéve:

- ha az adatot törvény alapján az arra jogosult szerv állam- vagy szolgálati titokká nyilvánította,

- ha az nemzetközi szerződésből eredő kötelezettség alapján minősített adat,

- ha a közérdekű adatok nyilvánosságához való jogot az adatfajták meghatározásával – főként bírósági vagy közigazgatási hatósági eljárásra tekintettel – törvény korlátozza.

3.4. A közérdekű adat megismerésével és nyilvánosságával összefüggésben az üzleti titok megismerésére a Polgári Törvénykönyvben foglaltak az irányadók.

3.5. Az Önkormányzat és a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára

irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. Ezen adatok megismerését a jegyző engedélyezheti.

Jogszabály egyes adatok megismerhetőségének korlátozására a fent meghatározottnál rövidebb időtartamot állapíthat meg.

3.6. A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény tíz éves időtartamon belül – a döntés meghozatalát követően akkor utasítható el, ha az adat megismerése az Önkormányzat vagy a Hivatal törvényes működési rendjét, vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen külső befolyástól mentes ellátását, így különösen az adatot keletkeztető álláspontjának a döntések előkészítése során történő szabad kifejtését veszélyeztetné.

3.7. A közérdekből nyilvános adatok megismerésére a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni.

2. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igény benyújtása és teljesítése

A közérdekű adat megismerése iránt bárki szóban, írásban vagy elektronikus úton igényt nyújthat be.

4.2. A kérelmek előterjesztése a következőképpen történhet:

- hagyományos úton, postai levélben a Polgármesteri Hivatalhoz címezve,

- elektronikus úton a fuloponk@freemail.hu e-mail címen,

- telefaxon,

- személyesen benyújtva, illetve

- szóban előterjesztve.

4.3. A szóbeli kérelemről feljegyzést kell készíteni és az adatszolgáltatásra köteles ügyintéző e feljegyzés alapján teljesíti a kérelmet.

4.4. Az elektronikus úton benyújtott igényeket a Polgármesteri Hivatal iktatást végző munkatársa kinyomtatja, majd továbbítja a Jegyző részére, aki kijelöli az adatszolgáltatásra köteles ügyintézőt, majd a kinyomtatott igénybejelentést az illetékes ügyintézőre szignálja.

4.5. A kérelmező igénylésében köteles az általa igényelt közérdekű adatot (adatokat) egyértelműen és konkrétan megjelölni.

4.6. A beérkezett közérdekű adat megismerésére vonatkozó igényt iktatás után az adatszolgáltatásra köteles szervezeti egységhez kell továbbítani.

4.7. A benyújtott igényeket mindig az igényelt adatokat kezelő szervezeti egység teljesíti.

4.8. A kérelem előterjeszthető a kérelmező anyanyelvén, vagy az általa értett más nyelven is, azonban az adatszolgáltatást magyar nyelven kell teljesíteni.

4.9. Ha a kérelem nem magyar nyelvű, intézkedni kell annak lefordítása iránt. A fordításhoz elsősorban a hivatal dolgozóinak nyelvismeretére kell támaszkodni, ennek hiányában külső szakembert kell megbízni.

5. A kérelmek elbírálása és teljesítése

5.1. A közérdekű adatok szolgáltatására kijelölt vezető a kérelmet – annak tartalma alapján – haladéktalanul köteles megvizsgálni abból a szempontból, hogy:

- az igényelt adatok pontosan beazonosíthatók-e,

- az igényelt adatokat a Hivatal kezeli-e,

- az igényelt adatok közérdekű adatnak minősülnek-e,

- megtalálhatók-e a honlapon,

- a kért módon vannak-e tárolva a Hivatalban, vagy feldolgozásuk szükséges,

- a kérelmező elérhetősége tisztázott-e,

- a tájékoztatást milyen formában, módon kérik,

- az adatszolgáltatás teljesítése okoz-e a Hivatalnak külön költséget, ha igen, akkor ennek megtérítését a kérelmező vállalja-e.

5.2. Ha az 5.1. pontban írt körülmények a kérelemből nem állapíthatók meg, a kérelmezővel fel kell venni a kapcsolatot és a hiányzó adatokra vonatkozóan be kell szerezni a nyilatkozatát. Amennyiben a kérelmező nem tudja a kért adatokat pontosan megjelölni, a Hivatal köteles segítséget nyújtani.

5.3. A kérelmezőtől egyértelmű nyilatkozatot kell kérni, hogy a költségek ismeretében fenntartja vagy módosítja-e kérelmét.

Amennyiben a költségek megtérítését nem vállalja, közölni kell, hogy az igényelt adatokról csak olyan formában és módon kaphat tájékoztatást, ami nem okoz meg nem térülő költséget a Hivatalnak. Ha vállalja a költségek megtérítését, közölnie kell személyazonosító adatait. A kötelezettségvállalást írásban (postai levél, fax, e-mail) kell teljesíteni.

5.4. Az igénylőt tájékoztatni kell, hogy a nyilatkozat megtétele az adatszolgáltatásnak nem feltétele, de az igény elbírálását jelentősen megkönnyítheti és gyorsíthatja annak teljesítése.

5.5. Ha a kért adatot nem a Hivatal kezeli, akkor a közérdekű adatok szolgáltatásáért kijelölt felelős személy a kérelmet a lehető legrövidebb úton, de legfeljebb 3 munkanapon belül továbbítja az illetékes szervnek, amiről egyidejűleg tájékoztatja a kérelmezőt is.

5.6. A Hivatal elutasítja a kérelmet, ha a kért adatok nem közérdekű adatok.

Az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokaival együtt 8 napon belül írásban, amennyiben az elektronikus címet közölték, elektronikus levélben értesíteni kell az igénylőt.

5.7. A közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem tagadható meg azért, mert a nem magyar anyanyelvű az igényét anyanyelvén, vagy az általa értett más nyelven fogalmazta meg.

5.8. Amennyiben olyan adat megismerésére irányul a kérelem, amelyet a Hivatal a Fülöp Község Önkormányzat honlapján már közzétett, a kérelmezőt erről tájékoztatni kell, a fellelhetőséget is ideértve.

5.9. A közérdekű adat megismerésére irányuló kérelemnek a Hivatal az igény tudomására jutását követő legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 15 napon belül tesz eleget.

5.10. A Hivatal a kérelmeket az adatokba való betekintés lehetővé tételével is teljesítheti.

5.11. A betekintésre a Hivatal hivatalos helyiségeiben, munkaidőben, a kérelmezővel előzetesen egyeztetett időpontban kerülhet sor.

Betekintés esetén a kérelmező az adatokról feljegyzést készíthet, illetve azokról másolatot kérhet. Ennek megtörténtéről az iratok közt feljegyzést kell készíteni.

5.12. Ha a kérelmező csak szóbeli tájékoztatást kér, erről is feljegyzést kell készíteni.

5.13. Egyéb esetekben a tájékoztatásnak

– lehetőség szerint

– a kérelmező által kívánt technikai eszközzel és módon kell eleget tenni (postai levélben, faxon, e-mailben, floppyn, cd-n).

5.14. Ha a kérelem csak részben teljesíthető, a kérelmezőt tájékoztatni kell a nyilvánosságra hozatalban korlátozott adatok köréről és megismerhetőségének módjáról.

Az adatszolgáltatás során kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy ha a közérdekű adatot tartalmazó dokumentum a kérelmező által meg nem ismerhető adatot is tartalmaz, akkor a másolaton a meg nem ismerhető adatot felismerhetetlenné kell tenni.

5.15. Az ügyek iratborítóján rögzíteni kell a kérelem érkezésének időpontját, a kérelmezővel való kapcsolatfelvétel tényét és indokát, a tájékoztatás megtörténtének idejét és módját, továbbá ha a kérelmet az Avtv. 20.§-ának (2) és (6) bekezdéseiben írt határidőben nem lehetett elintézni, akkor ennek az okát is.

5.16. Az ügyintézés során az Avtv. 20.§-ának (2) és (6) bekezdéseiben írt határidők betartására figyelni kell.

Ennek érdekében a kérelmezővel való kapcsolatfelvételnek, illetve részletes nyilatkozata beszerzésének, a kérelem megérkezésétől számítva legkésőbb öt napon belül meg kell történnie.

5.17. A Hivatal évente, az adatvédelmi biztos közleményében meghatározott időpontig értesíti az adatvédelmi biztost az elutasított igényekről, valamint az elutasítások indokairól.

6. Adatvédelmi előírások

6.1. A közzétett adatok megismerése személyazonosító adatok közléséhez nem köthető. Az elektronikusan közzétett közérdekű adatokhoz történő hozzáférés biztosításához személyes adat csak annyiban kezelhető, amennyiben az technikailag elengedhetetlenül szükséges; a személyes adatokat ezt követően haladéktalanul törölni kell.

6.2. Igénylés alapján történő adatszolgáltatás esetén az adatigénylő személyazonosító adatai csak annyiban kezelhetők, amennyiben az az igény teljesítéséhez – beleértve az esetleges költségek megfizetését is – elengedhetetlenül szükséges. Az igény teljesítését, a költségek megfizetését, illetve a számviteli bizonylatok megőrzési idejének elteltét követően az igénylő személyes adatait haladéktalanul törölni kell.

7. Az adatszolgáltatás térítési díja

7.1. A kérelemben foglalt adatok közlésével (ideértve a másolást és az adatok meghatározott szempontok szerinti előállítását) összefüggésben felmerült költséggel arányos térítés kérhető a 217/1998. (XII.30.), az államháztartás működési rendjéről szóló Kormányrendelet 157/C. §-a alapján.

7.2. A költségtérítés pontos összegét a Hivatal az adatszolgáltatást megelőzően köteles meghatározni. A költségtérítés összegét és megfizetésének módját, a külön jogszabályban előírt, a számviteli politika részeként elkészített önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatban foglaltak szerint kell megállapítani.

7.3. Ha a kért adatszolgáltatás díjköteles, akkor arról árajánlat készül a kérelmező részére, amely tartalmazza a kérelmező nevét és címét, a kért adatok pontos megjelölését, az adathordozót, az adatok átadásának módját és határidejét, a térítési díj összegét, fizetési módját és határidejét, valamint az árajánlat érvényességi idejét.

7.4. Az árajánlatot a kérelmezőnek vissza kell igazolnia, ami az árajánlat elfogadó záradékának kérelmező általi aláírásával történik. A visszaigazolt árajánlatot a kérelmező átadhatja személyesen, elküldheti faxon vagy postai levélben.

7.5. A másolatkészítés költségei:

A postaköltség a mindenkor érvényben lévő postai díjszabás alapján kerül meghatározásra.

8. Jogorvoslat a közérdekű adatokra vonatkozó igények teljesítésével kapcsolatban

8.1. Ha a Hivatal a közérdekű adatra vonatkozó igényt nem teljesíti, az igénylő az Avtv. 21.§-ában foglalt eljárási rendnek megfelelően bírósághoz fordulhat.

8.2. A megtagadás jogszerűségét és megalapozottságát a kezelő szerv köteles bizonyítani.

8.3. A pert a megtagadás közlésétől, illetve ennek elmaradása esetén az Avtv. 20.§ (2) bekezdésében meghatározott határidő eredménytelen elteltétől számított 30 napon belül az ellen a szerv ellen kell megindítani, amely a felvilágosítást megtagadta.

9. Záró rendelkezések

9.1. Jelen szabályzat a Fülöp Község Önkormányzat honlapján, a www.fulopkozseg.hu címen közzétételre kerül.

9.2. Jelen szabályzat 2009. március 1. lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Bugyáné Szász Erzsébet                                                            Kissné Terdik Erzsébet

polgármester                                                                                jegyző